Administrar uma frota corporativa é uma função muito mais complexa e abrangente do que outras áreas da empresa podem pressupor.

Em tantos anos de carreira, ainda nos deparamos com a ideia de que gestão de frota é uma função simples, que apenas faz parte de outra área. Não, não é isso, e precisamos esclarecer alguns pontos.

A gestão de frotas vai muito além de uma simples extensão de outras áreas; ela envolve uma coordenação meticulosa e um conjunto de estratégias próprias que impactam diretamente na eficiência e nos custos operacionais.

A diferença entre o sucesso estrondoso e a insignificância muitas vezes se encontra na qualidade dos profissionais que lideram a operação – vamos abordar esse aspecto mais adiante.

A verdadeira gestão é uma área com grande complexidade e, definitivamente, não se limita a ser um suporte para outras áreas ou controle de custos, mas é, sim, uma função essencial por si só.

Em um mundo cada vez mais dinâmico e competitivo, a gestão de frotas se destaca como componente vital para a eficiência e o sucesso operacional de qualquer empresa que depende de veículos para desempenhar as atividades.

Não implica apenas a ação de coordenar a movimentação de veículos, envolve um processo estratégico que pode definir a diferença entre uma operação bem-sucedida e uma cheia de desafios.

A gestão de frota impacta vários aspectos fundamentais de uma operação empresarial, como eficiência operacional, segurança e conformidade, redução de custos e sustentabilidade.

Se, por um lado, hoje podemos contar com tecnologias avançadas, por outro, o fator humano continua sendo o verdadeiro diferencial que pode elevar a gestão de frota de boa para excelente.

O bom profissional de frotas que tem conhecimento do mercado busca informações que fazem sentido para sua operação e, como sabe interpretar os dados, consegue tomar decisões estratégicas. Além de controlar uma variedade de despesas, é capaz de implementar medidas na política de frotas para reduzir custos de maneira eficaz.

Por isso, precisamos manter uma visão estratégica com planejamento e permanecer atentos às tendências do setor e às mudanças das necessidades da empresa, ajustando as medidas para garantir que a frota continue atendendo às demandas de forma eficiente e econômica.

Nós, profissionais da área, não apenas gerenciamos a frota existente, gerenciamos vidas e veículos, promovemos uma cultura de segurança e eficiência. Nossas habilidades, visões e inovações transformam a gestão de veículos de uma função administrativa para um diferencial competitivo.

Análise de uma estrutura organizacional

A gestão de frotas não pode ser considerada uma “perna” de outras áreas. Isso fica evidente quando analisamos as diversas interações que o profissional de frota precisa realizar dentro da empresa para conseguir entregar eficiência. A seguir, fazemos uma leitura de como as áreas interagem.

Financeiro: É preciso estar em contato permanente com o setor financeiro para entender o valor da frota no ativo da companhia ou até mesmo as questões contábeis relativas à forma de contabilização do veículo, sendo ele próprio ou locado. Por exemplo, se uma empresa se baseia na contabilidade internacional, com regras como a IFRS 16 (Norma Internacional de Relatórios Financeiros), ela pode obter benefícios na demonstração financeira, o que pode gerar uma boa relação na hora de comparar vantagens e desvantagens de uma frota própria versus locada.

Jurídico: Não se faz uma boa Política de Frota sem construir uma relação com a área jurídica da empresa – e entender o mínimo sobre ela. As ações de consequência que geralmente são incluídas na Política de Frota precisam estar alinhadas com a legislação vigente e seguir um rito documental para que não gere passivo trabalhista. Além disso, o entendimento das questões jurídicas é essencial para a gestão dos contratos que são realizados dentro da área de gestão de frota, como meio de pagamento, manutenção, telemetria, locação, entre outros tipos de contratos.

Compras: Sem o conhecimento das métricas de como a área de compras realiza seus processos, dificilmente se conseguirá preparar uma boa especificação técnica para contratações robustas e de longo prazo com os fornecedores. A área de compras é geralmente direcionada por savings em negociações, mas uma especificação técnica bem-feita garante que não se está comparando “banana com laranja”. Uma possível ponderação entre avaliação técnica e comercial também é essencial para o sucesso e a sustentabilidade dos contratos.

Sustentabilidade: Outro tema que tem ganhado relevância nas organizações e que impacta o dia a dia do gestor de frota são as áreas de meio ambiente e sustentabilidade. A frota é uma das grandes fontes de emissão de CO₂ de uma companhia, além de gerar resíduos que causam dano ao meio ambiente, como óleo lubrificante, por exemplo. Portanto, é importante o gestor apresentar uma série de ações de eficiência que podem reduzir emissões e prejuízos ambientais. Um bom exemplo é direcionar as frotas leves para o abastecimento com etanol – e, nesse caso, considerando o ciclo de vida de produção, a saída nos escapamentos do veículo é praticamente neutra em emissão de carbono.

Segurança do trabalho: A parceria com a área de segurança do trabalho é fundamental para o gestor de frota, visto que a condução de veículos é sempre um ponto de atenção dentro das corporações. O acompanhamento da telemetria e a criação de indicadores em conjunto com a área de segurança do trabalho são fundamentais para identificar os comportamentos e traçar planos de treinamento específicos para os condutores e, assim, reduzir os índices de acidente.

Recursos humanos: Frente a tudo isso, o gestor de frota também precisa ser parceiro e conhecer os processos de recursos humanos, pois somos gestores das vidas que a frota transporta diariamente. Portanto, a Política de Frota e as atividades da área precisam ter alinhamento estratégico com as ações de bem-estar e benefícios que a empresa dispõe.

Considerando tudo isso, podemos afirmar que manter a gestão de frotas como parte integrante de outra área pode acarretar em um grande prejuízo para as companhias. Com foco, visão multidisciplinar e o nível de especialidade necessários ao gestor de frota, será possível identificar as oportunidades de eficiência e mostrar como a frota pode deixar de ser apenas uma área de custo para se consolidar como uma área de resultados.

Eduardo Bortotti | Michele Moraes

Especialistas em Mobilidade